Tu primera cuenta comercial: lo básico antes de firmar

1. Tu empresa, tu EIN y el W-9

Empresa individual o LLC. Como empresa individual (sole proprietor), la ley no separa tu negocio de ti: respondes con tus propios bienes por las deudas del negocio. Una LLC te protege de esa responsabilidad personal en la mayoría de los casos, y se registra en el estado donde trabajas. (Fuente: SBA: Choose a business structure; SBA: Register your business)

Nombre comercial (DBA). Si trabajas con un nombre distinto a tu nombre legal, la mayoría de los estados te piden registrarlo. (Fuente: SBA: Register your business)

EIN. El número de identificación del IRS es gratis: se pide en irs.gov y, si te lo aprueban en línea, te lo dan en ese momento. Cuidado con los sitios que cobran por sacarlo. (Fuente: IRS: Get an employer identification number)

W-9. Antes de pagarte, las oficinas y los administradores te van a pedir el formulario W-9 con el nombre de tu empresa y tu número de contribuyente. Si eres empresa individual y tienes EIN, puedes poner el EIN en vez de tu número de Seguro Social. (Fuente: IRS: Form W-9)

2. Seguro de responsabilidad civil y certificado (COI)

El seguro de responsabilidad civil general (general liability) te cubre si causas lesiones a otras personas o daños a la propiedad, con los gastos médicos y las demandas. Es lo primero que te van a pedir. (Fuente: SBA: Get business insurance)

El certificado de seguro (COI) es una hoja que demuestra que tienes la póliza; pídeselo a tu agente con el nombre del cliente. El certificado no cambia tu póliza: si el cliente pide ser «asegurado adicional» (additional insured), eso se agrega a la póliza con un endoso. (Fuente: Texas Department of Insurance: certificates of insurance FAQ)

3. Workers’ comp y tu equipo: ¿empleados o contratistas 1099?

Workers’ comp (seguro de accidentes de trabajo). Es obligatorio para la mayoría de los empleadores en todos los estados menos Texas. (Fuente: NAIC: Workers’ compensation insurance)

En Texas es opcional: si no lo tienes, eres «non-subscriber», tienes que avisarle por escrito a tu personal y presentar cada año un aviso ante el estado. (Fuente: Texas Department of Insurance: non-subscribers)

En Florida, las empresas que no son de construcción lo necesitan desde 4 empleados, de tiempo completo o de medio tiempo. En California, Nueva York y Nueva Jersey prácticamente todo empleador lo necesita, aunque tenga un solo empleado. (Fuente: Florida DFS: workers’ comp coverage requirements; California DIR: workers’ comp for employers; New York WCB: coverage requirements; New Jersey DOL: workers’ comp employer requirements)

Busca la regla de tu estado en la lista de oficinas estatales de workers’ comp del Departamento de Trabajo. Algunos clientes también te piden el certificado de workers’ comp. (Fuente: US Department of Labor: state workers’ compensation officials)

¿Empleados o contratistas (1099)? No depende de cómo le llames: el IRS mira toda la relación (si tú decides cómo y cuándo se hace el trabajo, quién pone las herramientas y los gastos, y si es un trabajo continuo) y ningún factor decide solo. Si tratas a un empleado como contratista sin una base razonable, puedes terminar debiendo los impuestos de nómina. Si tienes dudas, el IRS puede decidirlo con el formulario SS-8, y tarda 6 meses o más. (Fuente: IRS: Independent contractor (self-employed) or employee?)

Algunos estados usan una prueba más estricta, la «prueba ABC», que parte de que todo trabajador es empleado: por ejemplo California, Massachusetts y Nueva Jersey. Habla con tu contador antes de pagarle a tu equipo como contratistas. (Fuente: California Labor Commissioner: independent contractors (ABC test); Massachusetts General Laws c.149 §148B; New Jersey Department of Labor: independent contractors (ABC test))

Si de verdad son contratistas, pídeles un W-9 y repórtalos en el formulario 1099-NEC cuando le pagues a uno $2,000 o más en el año (pagos desde 2026; antes eran $600). La calculadora suma 20% de impuestos y seguro de nómina porque supone que tu equipo son empleados. (Fuente: IRS: Form 1099-NEC and independent contractors)

4. Fianza (janitorial bond)

Algunos clientes piden que tu empresa tenga fianza («bonded»). La fianza de limpieza (janitorial bond) es un acuerdo entre tres partes: tu empresa, el cliente que la pide y la compañía que la emite. Protege a tus clientes si alguien de tu equipo roba en el lugar donde trabaja. La emite una compañía de fianzas con licencia; pídela a tu agente de seguros. (Fuente: DC DISB: business insurance for cleaning businesses)

5. Permiso de impuesto sobre ventas

En algunos estados la limpieza de oficinas y negocios paga impuesto sobre ventas y en otros no. Según nuestra revisión de fuentes estatales (octubre de 2026), paga en Connecticut, Florida, Maryland, Minnesota, Nueva Jersey, Nueva York, Ohio, Pensilvania, Texas y Washington, D.C.; no paga en Arizona, California, Carolina del Norte, Colorado, Illinois, Massachusetts, Nevada y Virginia; en Washington no paga impuesto sobre ventas, pero tus ingresos pagan el impuesto B&O del estado. En los demás estados, confírmalo con tu estado o tu contador. Donde se cobra, regístrate antes de tu primera venta.

Texas: la limpieza de edificios (janitorial) es un servicio que paga impuesto, y necesitas un permiso del Contralor. El permiso es gratis, aunque te pueden pedir una fianza de garantía. (Fuente: Texas Comptroller: Pub. 96-259 (taxable services); Texas Comptroller: sales tax permit FAQ)

Florida: limpiar por dentro edificios que no son vivienda paga 6% más el recargo del condado, y quien vende ese servicio tiene que registrarse en el Departamento de Revenue. Regístrate en línea antes de tu primera venta: hacer negocio sin registrarte puede costarte un cargo de $100. (Fuente: Florida DOR: GT-800015 (nonresidential cleaning); Florida Statutes §212.18)

Ver la nota de impuestos de tu estado en la calculadora

6. Consultorios médicos y dentales: OSHA (patógenos de la sangre)

Si tu equipo limpia consultorios, clínicas o dentistas y puede tener contacto con sangre u otros fluidos del cuerpo, aplica la norma federal de OSHA sobre patógenos de la sangre (29 CFR 1910.1030). Tu empresa, como empleador de tu equipo, tiene que: (Fuente: OSHA: 29 CFR 1910.1030, Bloodborne pathogens)

• tener un plan escrito de control de exposición y anotar qué trabajos tienen ese riesgo;
• capacitar a tu equipo antes de empezar y por lo menos una vez al año, gratis y en horas de trabajo;
• darles gratis el equipo de protección (guantes y lo demás que haga falta);
• ofrecerles gratis la vacuna de la hepatitis B dentro de los 10 días hábiles después de asignarlos a ese trabajo.

Que tu equipo nunca recoja agujas ni objetos punzocortantes: acuerda por escrito con el consultorio que ellos manejan las agujas y los contenedores. El vidrio roto que pueda estar contaminado nunca se recoge con la mano: se usa escoba y recogedor, pinzas o tenazas. Algunas tareas se comparten con el consultorio, pero la capacitación, la vacuna y el seguimiento de tu personal te tocan a ti. (Fuente: OSHA: 29 CFR 1910.1030, Bloodborne pathogens; OSHA interpretation: shared responsibility (personnel providers))

Los estados con su propio plan de OSHA, como California, tienen una norma igual o más estricta. En la propuesta, marca la línea de OSHA solo si es verdad. (Fuente: OSHA: State Plans)

7. Antes de cotizar: el recorrido

Lleva la lista para el recorrido (walkthrough): 24 puntos que cambian tu precio, como los pisos, los baños, la basura, el horario y las áreas especiales.

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