Seu primeiro cliente comercial: o básico antes de assinar

1. Sua empresa, seu EIN e o W-9

Empresário individual ou LLC. Como empresário individual (sole proprietor), a lei não separa o negócio de você: você responde com os seus bens pelas dívidas do negócio. Uma LLC protege você dessa responsabilidade pessoal na maioria dos casos, e é registrada no estado onde você trabalha. (Fonte: SBA: Choose a business structure; SBA: Register your business)

Nome comercial (DBA). Se você trabalha com um nome diferente do seu nome legal, a maioria dos estados pede o registro desse nome. (Fonte: SBA: Register your business)

EIN. O número de identificação do IRS é grátis: você pede em irs.gov e, se for aprovado online, recebe na hora. Cuidado com sites que cobram para tirar. (Fonte: IRS: Get an employer identification number)

W-9. Antes de pagar, escritórios e administradoras vão pedir o formulário W-9 com o nome da sua empresa e o seu número de contribuinte. Se você é empresário individual e tem EIN, pode colocar o EIN em vez do seu Social Security. (Fonte: IRS: Form W-9)

2. Seguro de responsabilidade civil e certificado (COI)

O seguro de responsabilidade civil geral (general liability) cobre você se causar ferimentos a outras pessoas ou danos à propriedade, com as despesas médicas e os processos. É a primeira coisa que o cliente vai pedir. (Fonte: SBA: Get business insurance)

O certificado de seguro (COI) é um documento que comprova que você tem a apólice; peça ao seu corretor com o nome do cliente. O certificado não muda a sua apólice: se o cliente pedir para ser “segurado adicional” (additional insured), isso é incluído na apólice com um endosso. (Fonte: Texas Department of Insurance: certificates of insurance FAQ)

3. Workers’ comp e a sua equipe: funcionários ou prestadores 1099?

Workers’ comp (seguro contra acidentes de trabalho). É obrigatório para a maioria dos empregadores em todos os estados, menos no Texas. (Fonte: NAIC: Workers’ compensation insurance)

No Texas é opcional: se você não tiver, é um “non-subscriber”, precisa avisar a sua equipe por escrito e entregar todo ano um aviso ao estado. (Fonte: Texas Department of Insurance: non-subscribers)

Na Flórida, empresas que não são de construção precisam a partir de 4 funcionários, de período integral ou meio período. Na Califórnia, em Nova York e em Nova Jersey praticamente todo empregador precisa, mesmo com um só funcionário. (Fonte: Florida DFS: workers’ comp coverage requirements; California DIR: workers’ comp for employers; New York WCB: coverage requirements; New Jersey DOL: workers’ comp employer requirements)

Veja a regra do seu estado na lista de órgãos estaduais de workers’ comp do Departamento do Trabalho. Alguns clientes também pedem o certificado de workers’ comp. (Fonte: US Department of Labor: state workers’ compensation officials)

Funcionários ou prestadores (1099)? Não depende do nome que você dá: o IRS olha a relação inteira (se você decide como e quando o trabalho é feito, quem paga as ferramentas e as despesas, e se é um trabalho contínuo) e nenhum fator decide sozinho. Se você trata um funcionário como prestador sem uma base razoável, pode acabar devendo os impostos da folha. Se tiver dúvida, o IRS pode decidir pelo formulário SS-8, e leva 6 meses ou mais. (Fonte: IRS: Independent contractor (self-employed) or employee?)

Alguns estados usam um teste mais rígido, o “teste ABC”, que parte do princípio de que todo trabalhador é funcionário: por exemplo Califórnia, Massachusetts e Nova Jersey. Fale com o seu contador antes de pagar a sua equipe como prestadores. (Fonte: California Labor Commissioner: independent contractors (ABC test); Massachusetts General Laws c.149 §148B; New Jersey Department of Labor: independent contractors (ABC test))

Se forem prestadores de verdade, peça um W-9 e declare no formulário 1099-NEC quando pagar $2,000 ou mais no ano para um deles (pagamentos a partir de 2026; antes eram $600). A calculadora soma 20% de impostos e seguro da folha porque considera que a sua equipe é de funcionários. (Fonte: IRS: Form 1099-NEC and independent contractors)

4. Fiança (janitorial bond)

Alguns clientes pedem que a sua empresa tenha fiança (“bonded”). A fiança de limpeza (janitorial bond) é um acordo entre três partes: a sua empresa, o cliente que pede e a companhia que emite. Ela protege os seus clientes se alguém da sua equipe roubar no local onde trabalha. Quem emite é uma companhia de fianças licenciada; peça ao seu corretor de seguros. (Fonte: DC DISB: business insurance for cleaning businesses)

5. Licença de imposto sobre vendas

Em alguns estados a limpeza de escritórios e empresas paga imposto sobre vendas, e em outros não. Pela nossa revisão de fontes estaduais (outubro de 2026), paga em Connecticut, Flórida, Maryland, Minnesota, Nova Jersey, Nova York, Ohio, Pensilvânia, Texas e Washington, D.C.; não paga em Arizona, Califórnia, Carolina do Norte, Colorado, Illinois, Massachusetts, Nevada e Virgínia; em Washington não paga imposto sobre vendas, mas a sua receita paga o imposto B&O do estado. Nos outros estados, confirme com o seu estado ou o seu contador. Onde se cobra, registre-se antes da primeira venda.

Texas: a limpeza de prédios (janitorial) é um serviço tributado, e você precisa de uma licença da Controladoria. A licença é grátis, mas podem pedir uma fiança de garantia. (Fonte: Texas Comptroller: Pub. 96-259 (taxable services); Texas Comptroller: sales tax permit FAQ)

Flórida: limpar por dentro prédios que não são residenciais paga 6% mais a sobretaxa do condado, e quem vende esse serviço tem que se registrar no Departamento de Receita. Registre-se online antes da primeira venda: fazer negócio sem registro pode custar uma taxa de $100. (Fonte: Florida DOR: GT-800015 (nonresidential cleaning); Florida Statutes §212.18)

Ver a nota de imposto do seu estado na calculadora

6. Consultórios médicos e odontológicos: OSHA (patógenos do sangue)

Se a sua equipe limpa consultórios, clínicas ou dentistas e pode ter contato com sangue ou outros fluidos do corpo, vale a norma federal da OSHA sobre patógenos do sangue (29 CFR 1910.1030). A sua empresa, como empregadora da equipe, precisa: (Fonte: OSHA: 29 CFR 1910.1030, Bloodborne pathogens)

• ter um plano escrito de controle de exposição e anotar quais tarefas têm esse risco;
• treinar a equipe antes de começar e pelo menos uma vez por ano, de graça e no horário de trabalho;
• dar de graça o equipamento de proteção (luvas e o que mais for preciso);
• oferecer de graça a vacina de hepatite B em até 10 dias úteis depois de designar a pessoa para esse trabalho.

Que a sua equipe nunca pegue agulhas nem objetos perfurocortantes: combine por escrito com o consultório que eles cuidam das agulhas e dos coletores. Vidro quebrado que possa estar contaminado nunca se pega com a mão: use vassoura e pá, pinça ou tenaz. Algumas tarefas são divididas com o consultório, mas o treinamento, a vacina e o acompanhamento da sua equipe são com você. (Fonte: OSHA: 29 CFR 1910.1030, Bloodborne pathogens; OSHA interpretation: shared responsibility (personnel providers))

Os estados com plano próprio da OSHA, como a Califórnia, têm uma norma igual ou mais rígida. Na proposta, marque a linha da OSHA só se for verdade. (Fonte: OSHA: State Plans)

7. Antes do orçamento: a visita

Leve o checklist da visita (walkthrough): 24 pontos que mudam o seu preço, como pisos, banheiros, lixo, horário e áreas especiais.

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